Google Docs: la oficina, desde cualquier navegador



Durante mucho tiempo, archivos como documentos, hojas de cálculo y presentaciones, han estado yendo y viniendo por diferentes medios, ya que eran utilizados tanto para el ámbito profesional, como en el estudiantil. Primeramente se transportaban en disquettes, discos e incluso por correo electrónico. Aún se sigue haciendo, solo que en lugar de discos se suelen utilizar memorias flash, sin embargo hoy en día es realmente fácil compartir archivos de este tipo.



Pero en estos últimos años han cambiado varias cosas; con la globalización a pleno resplandor, la gente ya no se queda en su casa u oficina para trabajar, más bien van migrando a distintos lugares del mapa.
De pronto, las empresas ya no cuentan con una intranet que comunique a todos sus empleados y compartan documentos en los que deben trabajar.

Google Docs resulta ser una solución tanto para grandes empresas como para pymes o pequeños grupos que quieren compartir documentos de manera rápida y desde cualquier lugar o PC. Acá es donde se integra el concepto de ‘la nube’.

¿Qué es Google Docs?
Google Docs a simple vista, es un sitio en el cuál puedes crear desde el navegador web, documentos, hojas de cálculos, presentaciones, dibujos y formularios. Puedes descargar los documentos que creas (en varios formato, incluso en PDF), pero la principal ventaja es que no te tienes que preocupar por el almacenamiento de los mismos, ya que se guardan automáticamente en los servidores de Google para que con tu nombre y contraseña puedas volver a acceder a ellos nuevamente desde cualquier parte del mundo.
Con Google Docs podrás crear, quitar, mover y organizar tus documentos en carpetas que puedes crear a gusto.

Pero la esencia de Google Docs está en la posibilidad que brinda de que dos o más personas puedan trabajar en un mismo documento sin necesidad de enviarse absolutamente nada. Asi que la respuesta a la pregunta "¿Qué es Google Docs?" sería que es una completa y ágil estación de trabajo en el que varias personas pueden compartir documentos de varios tipos y trabajar en ellos como si fuese uno solo; cada persona involucrada, incluso estando al otro lado del mundo, tendrán la certeza de estar viendo en sus pantallas la última versión del trabajo.





¿En qué me puede ayudar Google Docs?
Bueno, Google Docs resulta una alternativa a considerar si en la PC en la que estas no cuenta con el software funcional para elaborar documentos, o bien cuando quieras guardar tu trabajo (ya sea elaborado en Google Docs o no) para luego poder acceder a él desde casa o en la oficina.

Yo, por ejemplo, uso Google Docs porque sé que puedo contar con mis documentos desde cualquier PC que esté conectada a Internet, lo que me da la seguridad que si necesito un trabajo, o bien tengo que redactar uno, con mi Google ID puedo acceder a todo el material, ordenado en carpetas y según mi criterio.

Hasta acá estoy hablando de lo útil que puede resultar para una sola persona, sin embargo te podrás imaginar las soluciones que brinda Google Docs a pymes o grandes empresas, aplicando la posibilidad de que varias personas trabajen sobre un mismo documento.

¿Cómo puedo acceder Google Docs?
Google Docs se incluye dentro de Google Apps, un servicio que brinda aplicaciones web que se complementan entre sí actuando como una oficina virtual en la que incluye calendario, correo electrónico, páginas webs, etc. Google Apps es pago, sin embargo trae enormes soluciones y beneficios para empresas de todo tipo y tamaño.

De todos modos, puedes gozar de los beneficios de Google Docs así como de otras aplicaciones de forma totalmente gratuita con el simple hecho de tener una cuenta Google. Quizás ésta última alternativa sería la mejor para pequeños grupos, ya que se encontrarán con aplicaciones gratuitas y útiles a la vez, con la confiabilidad que desde siempre brinda Google a sus usuarios.

A continuación, un simpático video que explica el funcionamiento y las ventajas de Google Docs:




Enlace: Google Docs

0 comentarios:

Publicar un comentario en la entrada